信息管理系统对工程档案同步归档支撑的研究与实践(2)

信息管理系统对工程档案同步

（二）归档完整性要求能实时进行档案著录信息的交互。在归档过程中，项目基本情况和应归档内容必须能实时传递给各参建单位项目部档案人员，项目部档案人员根据项目进展情况收集归档，同时参建单位公司级档案人员、质量技术人员等监督指导人员能够实时检查已归档的档案著录信息，才能变被动接收档案为主动跟踪收集，实现完整归档。

（三）归档规范性要求能实时进行档案整理情况的交互。一方面，建设单位档案人员、各参建单位公司级档案人员和质量技术人员可以通过系统随时检查归档整理情况，包括归档及时性、整理的规范性、归档文件准确性等，发现问题及时通知整改，整改情况及时反馈;另一方面，各参建单位项目部档案人员在整理过程中发现的问题能及时提出，并得到有效指导。

三、档案信息管理系统在支撑同步归档方面的不足

（一）在线归档方式，不能满足及时性要求。档案信息系统建设初期，工程档案主要采用在线归档方式，各参建单位档案整理人员通过内网集中整理档案，档案接收者在线核查和接收。在线归档方式规范了著录和编目格式，促进了档案整理的规范性，提升了归档工作效率。不足之处，对于没有信息内网环境的档案人员，收集到的文件材料不能在档案信息系统中实时整理归档，可能导致归档不及时。

（二）离线归档方式，不能满足完整性和规范性要求。为实现工程项目档案及时整理归档，国家电网有限公司开发了离线归档系统，可将内网中的项目信息和档案目录信息导出形成数据包，通过安全U盘人工传递，在单机环境下导入数据包，进行档案著录、整理、挂接电子文件等操作。整理完成后，再导出为数据包，在信息内网系统中导入目录信息和原文信息，档案接收者在信息内网进行核查和接收，离线归档方式详见“图2”。不足之处，一是项目档案信息主要由互联网向信息内网单向传递，难以进行档案著录信息双向交互;二是数据导出导入过程较繁琐，一般在档案归档结束后一次性导入，建设单位档案管理人员难以实时在线检查归档情况、指导归档工作，难以进行档案整理情况的交互。

四、外网归档方式的工作原理

在分析以上两种归档方式优缺点的基础上，国家电网有限公司开展了外网归档方式的研究和实践。

（一）物理结构。在信息内网和互联网之间增加信息外网区域，在该区域部署工程档案外网系统。在信息内网外网边界部署安全隔离设备，在互联网边界部署防火墙。为确保档案信息安全，工程档案外网系统不存储任何档案目录数据和原文数据，外网归档方式详见“图3”。

（二）工作流程。依据PDCA（P计划、D设计、C执行、A检查）管理模式开展工程档案同步归档工作。1.项目定义。建设单位的档案人员在信息内网建立项目信息、配置该项目对应的参建单位信息以及相关档案人员信息。2.项目设计。建设单位档案人员可组织各参建单位档案人员依据项目实际情况定制归档范围，根据规范要求明确案卷目录，导入档案信息管理系统中。3.项目执行。各参建单位档案人员可在信息内网开展该项目档案整理，也可通过互联网登录工程档案外网系统著录目录信息及挂接原文信息。在整理过程中遇到问题可实时提出，由监督指导人员进行解答。4.项目检查。建设单位档案人员、参建单位档案人员和质量技术人员可实时查看项目归档情况，对发现的问题及时通过信息交互功能发送给各参建单位项目部档案人員，项目部档案人员整改后通过信息交互功能进行反馈，同时修正项目执行过程中的误差，形成闭环。