信息管理系统对工程档案同步归档支撑的研究与实践(3)

信息管理系统对工程档案同步

五、工程档案外网系统对同步归档的技术支撑

工程档案外网系统实现了内网和互联网之间安全便捷的信息交互，对工程档案同步归档的及时性、完整性和规范性起到了有力的支撑作用。

（一）及时性支撑。在具备互联网环境的情况下，各参建单位档案人员可在项目部及时开展归档文件的收集整理归档工作，实时归档到内网系统，实现每周整理著录本周形成的归档文件，每月集中上传电子文件。将归档落实到周或月的范围内。实时归档功能将归档工作有效融入项目建设流程中，有助于实现及时归档。

（二）完整性支撑。建设单位档案人员在项目建设初期组织各参建单位档案人员明确本项目的归档范围，形成案卷级目录并导入内网系统中，详细的归档范围表包含归档文件名称和归档责任单位，各参建单位项目部档案人员根据归档范围表结合现场施工进度开展收集整理，有利于实现完整收集的目标。归档完整性可以精确到文件级。档案著录信息交互功能将项目归档范围及时传递给项目部档案人员，变被动收集为主动收集，有助于实现完整归档。

（三）规范性支撑。各参建单位的公司级档案人员、质量技术人员可通过内网系统实时发布信息对归档工作提出要求，也可实时检查项目部档案人员整理的档案目录和挂接的电子文件并指出偏差，项目部档案人员可通过工程档案外网系统接收到相关信息，同时也可以回复落实整改情况，或提出问题。通过信息交互，第一时间纠正偏差，在同步归档的同时落实规范整理要求。档案整理情况交互通过即时通信的方式有效弥补了档案整理要求通过统一培训无法传达、执行到位的问题，有助于实现规范归档。

六、应用情况

2018年下半年起，工程档案外网系统应用于国网福建省电力有限公司500千伏井门输变电工程，实现每月同步归档。2019年，国家电网有限公司系统已全面推广应用工程档案外网系统，有力支撑了工程档案同步归档工作，提升了工作效率。