信息管理系统对工程档案同步归档支撑的研究与实践

信息管理系统对工程档案同步

翁非

【摘要】本文在研究与实践的基础上，以问题为导向，从提升归档及时性、完整性、规范性出发，依据PDCA管理模式提出档案信息管理系统支撑工程档案同步归档的思路和方法。

【关键词】信息管理系统;工程档案;同步;归档;PDCA

国网电网有限公司重视工程档案管理工作，不断探索和强化档案信息管理系统对工程档案同步归档的支撑和促进作用，开发了工程档案外网系统，国网福建省电力有限公司（以下简称福建公司）先行先试，以问题为导向，通过研究与实践优化工程档案外网系统功能，提升了归档协作效率，有力支撑了工程档案同步归档管理，取得良好的效果。

一、影响工程项目同步归档的主要问题

（一）归档不及时。1.管理方面。在工程建设中，归档工作常处于从属地位，难以有效融入项目建设流程中，做到文件形成即同步归档，导致实体档案收集、整理不及时。2.技术方面。现场档案人员一般不具备公司内网（指企业内部广域网或局域网）环境，难以实时整理电子档案，造成归档滞后。

（二）归档不完整。1.管理方面。项目归档过程包括项目前期、工程前期、工程建设、竣工投产等阶段，涉及多个部门和多个参建单位，组织协调工作量大，导致归档完整性难以保障。2.技术方面。档案人员对每个项目实际情况不够明确，归档文件的范围不够清晰明了，导致档案人员日常跟踪收集归档针对性不强，归档工作处于被动地位。

（三）整理不规范。1.管理方面。由于参建单位多、项目建设周期长、人员变动大，建设单位提出的归档整理要求难以落实到位，造成各参建单位档案的整理质量不一，出现返工重新整理等额外工作量。2.技术方面。档案整理要求多而细，难以通过几次培训完整掌握。同时在归档整理过程中常有一些需要特别指导的情况。

二、同步归档对档案信息管理系统提出的要求

针对以上问题，福建公司在项目管理层面建立同步归档工作机制的同时，在技术层面开展档案信息系统功能优化研究，以实现对工程项目同步归档的有力支撑。

（一）归档及时性要求能实时整理归档。工程项目归档工作涉及多个参建单位多个岗位间的协作，以电网工程为例，包含建设单位档案人员和各参建单位公司级档案人员、质量技术人员、项目部档案人员，电网工程项目归档工作组织详见“图1”。各参建单位除了项目部档案整理人员外，还设置公司级档案人员负责检查和指导，质量技术人员负责审查归档文件的准确性。由于公司工程档案最终存储在信息内网系统，而各参建单位项目部档案人员在施工现场收集整理档案，因此必须具备在互联网环境下实时整理归档功能才能将归档工作作为工程项目的一个工序，融入项目建设流程中，实现同步归档。